Automatisering af rapport-rutiner hos Abena

Abena Produktion har indført et system til automatisk rapportering

Automatisering af rapport-rutiner

Abena er en højteknologisk virksomhed, som producerer hygiejneartikler og bleer til forbrugere, sygehuse og plejehjem. På en typisk dag producerer de 4.000 bleer i minuttet på 13 produktionslinjer. Det er indlysende, at produktivitet er vigtigt, og hver time koster mange penge.

Planlagt stop – hvornår og hvorfor?

For at få hele produktionsprocessen til at fungere, udspiller der sig en kompliceret proces imellem indkøbere, produktionsmedarbejdere, ledelse og de personer som varetager det forebyggende vedligehold af maskiner. Hvis en produktionslinje stopper, har det store økonomiske konsekvenser for virksomheden, men også for de ansatte, som er aflønnet af produktiviten.

Indtil i dag har det været umuligt økonomisk og administrativt, at kommunikere, hvilke prioriteringer der er mht. reparation og vedligehold. Dertil er der for mange mennesker, som skal informeres, og det kan ikke nås, når maskinerne først stopper.

Et mini Business Intelligence system

Løsningen har været, at implementere ReportByEmail. Systemet er et mini BI (Business Intelligence) system. Det er et automatisk system, der sender information direkte til den enkelte medarbejder, på email, intranet, SMS eller ud til en printer.

Et overvældende resultat

“I store træk kan man sige, at målt alene på produktiviteten har vi skabt 200.000 kr. mere pr. måned. På indkøbssiden mindsker vi risikoen for dobbelt indkøb og gentagende arbejdsprocesser. ReportByEmail har betydet, at vedligeholdsafdeligens arbejde er blevet synligt. Desuden har jeg fået en stor personlig sikkerhed for, at vigtige arbejdsopgaver bliver udført. Det har givet mig mere tid, og det er mange penge værd i en hektisk arbejdsdag”. Udtaler Michael Petersen, Purchasing leader hos Abena Produktion A/S.

Systemet tjente sig ind på én dag

BI systemer er traditionelt meget store, komplicerede og ganske bekostelige. Men sådan er det ikke med ReportByEmail.

“Jeg har vel over 70 rapporter. I traditionel forstand, ville jeg aldrig have mulig for, at informere så meget. Tilbagebetalingstiden for ReportByEmail var allerede opnået den dag, vi tjente en ekstra time i produktionen – så enkelt er det”, siger Michael Petersen veltilfreds og smiler.

Straksrapportering giver bedre bundlinje

ReportByEmail kan hente data og distribuere data fra mange forskellige systemer, og det frigiver en masse arbejdsressourcer.

“Nu er det ikke længere dem, der råber højst, der får deres prioritering igennem. Alle kan se, at der foreligger en større strategisk plan. Reparationer bliver baseret på fakta, og alle bliver informeret. En anden effekt er, at vi får rettet gentagende maskinfejl, fordi vi straks får besked”.

Manuel rapportering er gammeldags

Selvfølgelig kan man bruge tid på, at distribuere rapporter på traditionelt vis. Men det er tidskrævende og alt for langsomt. I ReportByEmail sendes en rapport automatisk ud enten på et fastlagt tidspunkt, eller på baggrund af en hændelse, som man gerne vil overvåge i en database. Da det hele sker automatisk, kan medarbejderne straks reagere på informationen.

“Systemet er opsat således, at hver person får individuel information. Det betyder f.eks., at min tekniske chef, ikke skal finde rundt i et program, han ikke kender. ReportByEmail trækker selv de rapporter, han har brug for”.

Jeg designer selv mine rapporter

“Når man først forstår effekten af ReportByEmail, får man appetit på at automatiserer endnu flere processer. ReportByEmail formår, at skabe en ny medarbejderadfærd og disciplinering af virksomheden. F.eks. ved det lovpligtige eftersyn af maskiner og bygningsdele. Nu overvåger ReportByEmail de lovpligtige eftersyn af f.eks. vognporte. Hvis det glemmes, får el-afdelingen en direkte påmindelse. På den måde, er der ikke noget der bliver glemt – og det er godt for sikkerheden – noget vi tager alvorligt på Abena”.

Michael Petersen har anvendt ReportByEmail siden 2008. Han designede selv sine rapporter fra første dag. Det er meget nemt at lære. De designes i standard Excel og informationen hentes vha. det indbyggede database-søgeværktøj.

Små tiltag skaber store resultater

“Jeg kan se mange muligheder for, at automatisere virksomhedens processer. Ikke kun i vedligehold og produktion, men mange andre steder. Mit seneste påhit er, at hjælpe indkøbsafdelingen. De får hver morgen tilsendt en oversigt over gårsdagens indkøbsrekvisitioner. Så behøver indkøberen ikke slå op i systemet, for at se om en vare er bestilt. Medarbejderne er faktisk selv begyndt, at efterspørge nye rapporter. I dag forstår jeg ikke, hvordan jeg førhen kunne arbejde uden” slutter Michael Petersen.